Rare sont les événements où tout se passe merveilleusement bien. Nous sommes malheureusement souvent confrontés à des imprévus tels que le mauvais temps, les problèmes de retard avec les traiteurs, les incidents techniques… Et ce n’est pas toujours évident de garder la tête haute lorsque les choses ne se déroulent pas comme prévu. Pour vous éviter toutes ces mésaventures, nous allons vous lister tous les problèmes que vous pouvez rencontrer afin que vous puissiez vous préparer au mieux.
Les problèmes techniques
Tout le monde s’en doute, vous donnez tout votre cœur et votre passion pour l’organisation de votre événement mais malheureusement cela ne suffit pas toujours. Les problèmes les plus fréquents sont les problèmes techniques souvent causés par du matériel défectueux ou mal paramétré. Il peut être question de problèmes de son, d’affichage, de câbles mal installés… Il peut y avoir un tas de raisons possibles à ce que le jour J vous rencontriez des problèmes techniques. C’est pourquoi, il est recommandé de venir toujours 1 à 2h avant le début de l’événement pour tester si tout le matériel fonctionne correctement.
Les problèmes de logistique
Il peut arriver que le jour même vous vous rendiez compte qu’il manque de la décoration, des chaises pour certains participants, que les quantités de nourriture ne sont pas suffisantes… mais rassurez-vous, il s’agit des incidents les moins graves qui peuvent être réglés dans la minute.
Lorsqu’il s’agit des problèmes liés à la nourriture, nous vous conseillons d’avoir toujours des stocks au cas où il manque des repas. De même avec les boissons, il faut toujours garder une quantité sur le côté. Pour éviter les dégâts, prévoyez au minimum 2 prestataires pour être certain d’avoir des choses à servir.
Autre problème logistique qui malheureusement n’est pas de votre ressort et est très compliqué à gérer : la météo. Si vous organisez un événement à l’extérieur, il faudra prier pour que la météo soit de votre côté. Prévoyez les belles saisons lorsque vous choisissez les dates, vous aurez un stress considérable en moins. Si vous souhaitez que votre événement se déroule à l’extérieur, pensez à toujours garder un espace couvert pour abriter vos participants en cas de pluie.
Les problèmes liés à la sécurité des personnes
Ce point-là est le plus important et ne doit pas du tout être négligé. La sécurité des participants est un point essentiel pour qu’un événement se déroule dans les normes. Certains imprévus ne sont malheureusement pas détectables à l’avance : des allergies, des individus qui se blessent, le manque de respect de certains participants… Ce sont des choses qui, heureusement, arrivent rarement mais qui demandent de savoir être gérées. Pour plus de sécurité, choisissez un établissement qui possède une trousse de secours pour gérer les premiers soins.
Comment gérer quand ça part en catastrophe ?
Pour commencer, on souffle un coup, pas de panique. Chaque problème a sa solution. Il ne faut pas montrer aux participants qu’il y a une situation de crise, il est important de rester professionnel et de savoir gérer les problèmes en backstage. S’il y a un incident avec les participants, expliquez-leurs les choses calmement et surtout restez bien à leur écoute.
Il est également indispensable que toute votre équipe soit soudée. La communication est la clé de la réussite. Vous devez tous communiquer entre vous et être chacun au courant de l’avancée du projet.
Pour conclure, il est très rare qu’un événement se passe à 100% comme prévu à la base. Mais dans tous les cas, il faudra relativiser et apprendre de ses erreurs.
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