Préparer son événement n’est pas chose facile. En effet, cela demande de s’y prendre en avance, de faire venir des intervenants de qualité, de prendre contact avec des prestataires etc. Aujourd’hui, nous vous donnons quelques astuces pour vous rendre la tâche plus simple !
Bien préparer ses objectifs en amont
Il est nécessaire d’avoir toujours en tête les objectifs que l’on veut atteindre suite à cet événement. Pour vous aider, répondez au préalable au fameux : Qui ? Quoi ? Quand ? Où ? Comment ? Pourquoi ? Combien ? A la suite de ça, vous aurez déjà les points les plus importants pour bien organiser votre événement. Pour plus d’informations, vous pouvez consulter nos conseils pour simplifier l’organisation de votre événement professionnel.
L’organisation, la clé de la réussite
Il est nécessaire d’avoir une vision claire et globale des choses à prévoir. Événement d’entreprise rime avec location des salles (ex : salle de conférence, salle de cocktail…), prestataires, animations, traiteurs… donc un programme bien établi doit être mis en place. Choisissez les prestataires qui correspondent le plus à votre demande, échangez avec les commerciaux sur leurs prestations et tentez les meilleures offres.
Une checklist pour s’y retrouver
Comme nous l’avons évoqué précédemment, organiser un événement demande du temps, de la patience et surtout un certain sens de l’organisation. C’est pourquoi, pour ne rien oublier et être toujours dans les temps, une checklist est favorable. Vous pouvez utiliser des logiciels informatiques tels que Trello, Excel etc ou la faire sur papier.
L’envoi des invitations
Prévoyez d’envoyer les invitations minimum 3 semaines avant l’événement pour laisser le temps aux invités de renvoyer leurs réponses et de s’organiser par la suite. Une relance est conseillée 1 semaine avant par lettre ainsi que l’envoi d’un message 1 jour avant.
Repérer les lieux
Il est nécessaire de venir repérer l’endroit dans lequel l’événement se produira (pour l’agencements des tables/chaises par exemple). Egalement, pour ne pas avoir de problème le jour J, testez le matériel présent dans les salles.
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