Comment organiser un séminaire à la dernière minute ?

Organiser un séminaire à la dernière minute n’est pas chose facile. Vos dates ne correspondent pas forcément à ce que l’on vous propose, les lieux que vous désirez ne sont pas disponibles… bref, ça peut vite tourner à la catastrophe et engendrer du stress. Il va de soi que comme pour n’importe quel événement, un séminaire se prépare plusieurs mois à l’avance. Si malheureusement vous n’avez pas d’autres choix que d’organiser l’événement à la dernière minute, vous pouvez toujours faire appel à un professionnel et lire attentivement nos conseils.

1. Choisir les lieux disponibles

Vous avez déjà tout prévu dans votre tête : vous avez une idée exacte de ce que vous désirez. Malheureusement, lorsqu’il s’agit d’un événement de dernière minute, il est très difficile de trouver l’endroit de ses rêves. En effet, vous devrez faire des concessions sur certains points : la décoration, la date, la localisation… C’est à vous d’être flexible dans ce genre de cas précis. Certains événements sont prévus 1 an à l’avance donc si vous vous manifestez deux semaines avant le jour J, cela risque d’être très compliqué de trouver l’endroit que vous désirez absolument.

2. Les forfaits tout compris

Le temps est limité et les choix doivent vite être faits. La solution la plus à portée de main reste les forfaits tous compris avec : salle(s) à disposition, cocktails de bienvenue, quelques pauses café et bien sûr des repas. Certaines activités en extra peuvent être rajoutées, tout dépend du prestataire.

Cela vous évite de faire une étude comparative de tous les traiteurs de votre région et de perdre un temps monstrueux. Il en est de même pour les salles, plus besoin de faire des recherches qui n’en terminent plus. Cela s’applique également pour les hôtesses qui sont déjà comprises dans le forfait ainsi que pour tout le matériel audiovisuel qui vous ait fourni une fois sur place.

Si votre séminaire est sur plusieurs jours, il faudra prendre l’hôtel à votre charge.

3. Et mes invités dans tout ça ?

C’est également un des gros sujets pour les séminaires de dernière minute. Pour vous faciliter la tâche, envoyer un Google Forms à tous vos collaborateurs pour vérifier leur disponibilité. Ainsi, vous pourrez faire une estimation du nombre total de participants. Malgré que vous ayez peu de choix concernant les dates, évitez les week-ends, les semaines de vacances, les ponts… Vous risquez d’avoir de nombreuses réponses négatives de la part de vos collaborateurs qui préféreront largement profiter de leurs familles.

N’oublions pas le plus important. Un séminaire n’est pas seulement synonyme de rigolade et d’amusement. C’est un événement d’entreprise avec de vrais objectifs derrière. C’est important que vous gardiez quelques heures (ou journées en fonction de la durée du séminaire) pour discuter des choses qui vont bien et celles à améliorer pour déterminer les nouveaux axes sur lesquels votre entreprise doit se pencher.

Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez créer un planning avec toutes les activités que vous avez prévues de faire, les moments dédiés aux objectifs de l’entreprise ainsi que les heures de repas.

Comme pour chaque événement, essayez de vous rendre sur le lieu la veille ou quelques jours avant pour éviter tous types de mauvaises surprises.

Pour conclure, évitez au maximum les événements de dernière minute, ça ne pourra que créer du stress supplémentaire. Cela risque également de diminuer vos chances d’avoir les lieux et traiteurs que vous désirez.

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