Une réunion à l’internationale requiert un fort sens de l’organisation. Si vous devez recevoir du monde étranger, il faut que tout soit préparé des mois à l’avance. Votre événement doit rester ancré dans les mémoires. C’est pourquoi, nous vous dévoilons les meilleurs conseils pour être totalement prêt le jour J.
Connaître les invités
Quelques participants vous seront familier mais certainement pas tous. Pour faciliter les échanges, apprenez à connaître la majorité des participants. Vous pouvez faire vos recherches au préalable pour ne pas avoir à se poser ce genre de questions le jour même. Concernant les questions basiques que vous devez vous poser, on peut trouver :
- Leur pays d’origine et leur langue natale
- Se renseigner sur leurs pratiques culturelles et savoir s’ils ont des restrictions à suivre
- Obtenir des informations sur le temps qu’il passe dans le pays de la réunion
- En déduire le nombre de personnes totales présente à la réunion
Une fois que vous vous serez interrogé sur ces questions, vous pourrez commencer les premiers préparatifs.
Habituellement, une réunion à l’internationale est de grande envergure, donc vous ne serez pas seul(e) à vous occuper de son organisation. Ainsi, il est primordial que l’ensemble des organisateurs sachent de quelle partie ils doivent s’occuper et sous quel délai.
La communication au sein de la réunion
Comme pour chaque réunion, il faut qu’il y ait de la communication entre chaque participant. Cependant, qui dit réunion à l’internationale dit plusieurs langues réunies en un même endroit. En répondant aux questions ci-dessus, vous avez dû vous rendre compte qu’il y a une langue commune parlée par une majorité des participants. Ainsi, il faut que vous privilégiiez cette dernière pour l’ensemble de la réunion afin que chacun puisse se comprendre. Au cas où, vous pouvez toujours engager des traducteurs professionnels pour être sûr de ne pas faire face à des malentendus.
Les différences culturelles
Certains de vos collaborateurs viendront certainement de loin ce qui implique des différences culturelles à ne pas négliger. Si vous êtes proche de quelques participants en particulier et que le temps vous le permet, n’hésitez pas à aller les chercher à l’aéroport ou à la gare pour démontrer toute votre bonne volonté. Vous pouvez aussi organiser une première rencontre avant le jour J autour d’un dîner ou d’un verre proche de leur lieu d’hébergement.
Si vous souhaitez réunir l’ensemble des collaborateurs, il est envisageable d’organiser un cocktail quelques jours avant pour que chacun puisse apprendre à se connaître. Cela permettra de briser la glace rapidement et de ne pas laisser de côté les plus timides d’entre eux.
Pour ne pas trop les dépayser, pensez à ce que la salle de réunion ne soit pas trop loin de leur hôtel afin de leur éviter les embouteillages ou qu’ils ne soient pas perdus dans la ville.
Comment être sûr de réussir son événement ?
Dans un premier temps, il faut que vous choisissiez une salle de réunion adaptée. Une fois que vous connaissez le nombre de participants, il est évident qu’il faut choisir une salle dont la capacité pourra accueillir tout le monde. Le confort doit être au rendez-vous et les salles lumineuses sont préférées.
Ensuite, nous vous conseillons de tester le matériel pour être sûr de n’avoir aucun problème le jour J. Venez 1h à 2h avant l’heure de début et testez tout le matériel pour que la réunion se déroule dans de bonnes conditions. Testez également le WIFI pour que vos collaborateurs ne se retrouvent pas bloqués. – On peut malheureusement se retrouver face à des imprévus qu’il est tout à fait possible de camoufler.
Nous sommes conscients que ce n’est pas toujours évident, mais il faut que les supports papiers et numériques soient dans différentes langues. Au moins les points les plus importants qui sont nécessaires d’être compris.
Si vous êtes de nature perfectionniste et légèrement stressée, nous vous conseillons de faire des répétitions de la réunion. Pas forcément avec tous les membres (cela ferait beaucoup trop !), mais surtout pour l’orateur et toutes les personnes qui comptent s’exprimer.
Pour finir, si vous avez besoin de partager des documents lors de la réunion ou de faire des sondages en direct, pensez à télécharger des logiciels comme Doodle ou DropBox qui sont très facilement utilisables.
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