Organiser des réunions en dehors du bureau

réunions en dehors du bureau

Depuis quelques années maintenant, beaucoup de patrons ont opté pour les réunions à l’extérieur de leurs locaux. Effet de mode ? Gain de productivité ? Nous vous dévoilons tout aujourd’hui…

Si je dispose déjà d’une salle, pourquoi dépenser dans une autre ?

En effet, certains ne comprennent pas l’intérêt d’aller dépenser de l’argent dans une location de salles s’il y a déjà des endroits dédiés dans leurs bureaux. Mais au contraire, sortir de sa routine habituelle a bien des avantages. Lorsque vous amenez vos collaborateurs dans des endroits qu’ils connaissent déjà, la lassitude se fait vite ressentir : ils sont distraits par la moindre chose, ils sont moins attentifs, jouent avec les objets à leur disposition, sont sur leurs téléphones… bref un tas de choses nocives pour leur productivité.

Un environnement externe engage de la curiosité et du dynamisme. La motivation est de nouveau présente et il est possible de repartir sur de bonnes bases. We Conf In Paris vous offre la possibilité de louer des salles dans 3 endroits différents : Cœur Défense basé à la Défense, Capital 8 basé à Paris 8ème et Paris Bourse basé à Paris 2ème.  Un large choix que nous vous laissons découvrir sur notre site.

La location de salles de réunion permet de renforcer la cohésion d’équipes entre chaque collaborateur. Personne ne connait le lieu, tout le monde le découvre en même temps… cela permet d’engager des conversations et de détendre l’atmosphère.

Quels critères pour une bonne salle de réunion ?

Dans un premier temps, il faut savoir qu’une salle de réunion ne se réserve pas au dernier moment. Il faut prévoir un certain délai pour être sûr d’avoir des disponibilités. Privilégiez également une salle pas trop loin de vos bureaux pour ne pas perdre de temps dans les transports.

Ensuite, pour toujours garder le dynamisme de vos collaborateurs, il faut que la salle soit différente de ce que vous avez déjà. Il y a peu d’intérêt à chercher un lieu similaire, l’ennui reviendra aussitôt. A savoir qu’à chaque location de salles, vous pouvez rajouter des cocktails, des repas, des pauses afin de mettre tout le monde le plus à l’aise possible.

Autre point essentiel : l’équipement de la salle. Pour ne perdre aucun temps, nous vous conseillons de louer une salle 100% équipée où vous n’avez aucun matériel à ramener hormis les ordinateurs. Une salle toute équipée doit être composée de : Wifi haut débit, projecteur et écran, tableau blanc/paper board, des prises électriques, des carnets de notes… Le minimum indispensable pour une réunion réussie. Il vous est tout à fait possible de rajouter des éléments supplémentaires auprès des propriétaires des lieux d’où l’importance de louer la salle plusieurs semaines à l’avance.

Quelle disposition choisir pour ma salle ?

Dernier point et pas des moindres : la disposition. Vous avez certainement déjà entendu les termes suivants ; disposition en théâtre, en salle de classes, en U… Chaque disposition a sa spécificité.

  • Disposition rectangulaire ou ronde : c’est la première disposition à laquelle on pense lorsqu’on parle de réunion. Elle est très utilisée pour tous les comités de direction, les réunions à capacité limitée, les entretiens…
  • Disposition en salle de théâtre : cette dernière permet de gagner de l’espace dans les salles, elle est donc dédiée aux séminaires ou aux grandes réunions.
  • Disposition en : si les participants ont besoin de communiquer entre eux, c’est la disposition parfaite car elle permet à la fois échanges et également concentration sur le maître de salle.
  • Disposition en salle de classe : idéale pour les formations ou les examens, cette disposition garantie une visibilité optimale pour le maître de salle sur les participants.

Pour conclure, organiser des événements à l’extérieur de votre bureau permettra d’augmenter la productivité de vos collaborateurs et de les éloigner de leur cadre de travail habituel.

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