Si vous êtes organisateur de réunions, vous savez pertinemment que le succès de votre réunion, de votre séminaire ou de votre conférence repose en grande partie sur votre ordre du jour. En effet, si des activités telles que le Brainstorming, le Team Building ou les Jeux de rôles sont importantes pour soutenir l’attention des participants durant la réunion, leur participation dépend, avant tout, de l’affichage d’un ordre du jour clair et attrayant. Comment faire ? Suivez nos conseils !
Afficher clairement titre et informations élémentaires
Pour attirer des participants, il faut impérativement donner un titre à votre ordre du jour. Ce titre, sobre, facile à comprendre, doit être une synthèse des thèmes que vous allez aborder durant votre réunion.
N’oubliez pas d’insérer, sous le titre, les informations élémentaires. Qu’est-ce que c’est ? Il s’agit tout simplement de la réponse aux questions suivantes :
- qui ?
- quand ?
- où ?
Comment introduire ces éléments ? Là aussi, la simplicité est de mise. Mentionnez explicitement le nom des participants, la date et l’heure ainsi que le lieu de votre réunion.
Miser sur un objectif de réunion et un planning explicites
Les gens aiment savoir ce qu’ils vont faire et pourquoi ils viennent. Pensez à exprimer clairement l’objectif de votre réunion. Résumer votre objectif, au début de l’ordre du jour, vous fait gagner du temps et permet aux personnes qui vont suivre votre réunion de mieux se préparer. Placez-le, en gras, sous les informations élémentaires.
En ce qui concerne le planning, les éléments à ne pas oublier sont les suivants :
- sujet de la discussion
- heure de début et heure de fin de la conférence
- intervenants
Si votre conférence compte plusieurs intervenants, n’hésitez pas à utiliser les listes à puces pour lister les interventions et clarifier les informations.
Planifier chaque intervention
Un séminaire est, en général, animé par des intervenants spéciaux, des invités. Rien de plus agaçant qu’un manque de fluidité entre les différentes interventions. Afin de pallier ce problème, prévoyez vos interventions à l’avance et demandez à vos intervenants de quel temps ils ont besoin. Profitez-en pour leur demander quels outils leur sont nécessaires. De cette façon-là, vous gagnez du temps le jour J. Gardez aussi une marge de temps entre chaque intervention. Ce temps sera consacré à un échange enrichissant entre participants et intervenants. Pensez-y !
Envoyer l’ordre du jour quand il faut
Les réunions sont pléthore dans les entreprises. Il est donc inutile d’envoyer votre ordre du jour un mois à l’avance. Il risque de tomber aux oubliettes. Le mieux est de l’envoyer une à deux semaines avant, en ayant pris soin de vérifier auprès de vos participants potentiels que leur agenda n’est pas trop surchargé. Ils auront ainsi le temps de lire l’ordre du jour et de se préparer à la réunion.
L’ordre du jour est essentiel dans la réussite d’une réunion, d’une conférence ou d’un séminaire. Bien construit, il sert de guide et structure vos interventions, tout en facilitant la tâche de vos participants.
