Gérer son temps en réunion n’est pas une chose évidente surtout lorsqu’on a plusieurs sujets à aborder. Nous allons vous dévoiler les meilleurs conseils pour que vous soyez toujours dans les temps.
Commencez vos réunions à l’heure prévue
Cela peut paraître évident mais ce n’est pas toujours le cas. Les réunions commencées avec du retard sont bien plus fréquentes qu’on ne le pense.
Pour éviter ce genre de problème, il serait préférable que toutes les personnes conviées arrivent 5-10 mins avant. N’hésitez pas à commencer la réunion même si tout le monde n’est pas encore arrivé pour éviter tous les retards inutiles.
Préparez votre matériel bien à l’avance
Une réunion ne va pas sans matériel : ordinateurs, câbles, wifi, bloc-notes etc. Il est préférable de tout préparer à l’avance afin d’être certain de ne rien manquer le jour J. Cette règle s’applique d’autant plus si vous organisez une réunion à l’extérieur de vos locaux. Si vous décidez de louer des salles dans des business center, rendez-vous sur le lieu même pour tester le matériel, visiter les salles, demander les modifications nécessaires au personnel sur place.
Bien entendu, celui qui est en charge de vérifier tout cela est l’organisateur de la réunion/conférence. C’est également lui qui doit se présenter 30 mins avant le départ de la réunion pour tester tout le matériel et vérifier que tout fonctionne correctement.
A vous de gérer votre temps !
C’est à l’organisateur de la réunion de se donner les moyens pour que le déroulé de sa réunion se passe dans les temps. Bien sûr, plusieurs moyens sont à sa disposition : montre, chronomètre, téléphone etc. C’est donc important de faire attention à son temps de parole et d’accorder du temps à chaque point que l’on souhaite aborder. Pour éviter tout débordement, vous pouvez par exemple rajouter des sonneries pour les temps prévus de chaque thème. Encore une fois, ça évitera les pertes de temps et les retards à répétition.
Si l’organisateur ne veut pas se charger du temps (en effet, c’est compliqué de tout gérer tout seul), il peut désigner un « maître du temps » qui s’en occupera à sa place.
Préparez-vous et préparez les autres
C’est important que l’ensemble des participants sachent sur quoi la réunion va porter et qu’ils y soient un minimum intéressés. Il faut que chacun connaisse son temps de parole à l’avance afin qu’il puisse se préparer comme il faut.
Il est inutile de vouloir en faire trop en élaborant beaucoup trop de sujets à la fois. Vous perdrez très vite votre auditoire car le manque de concentration s’installera. Dans l’idéal, une réunion dure entre 1h et 1h30 grand maximum. Soyez clair et concis.
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