Définir le budget de son événement d’entreprise est une chose incontournable pour le réussir. Cela évite des frais inutiles et permet de connaître le coût de chaque dépense afin de savoir si on a dépassé le budget initial. Etablir un budget n’est pas une chose simple. C’est pourquoi nous allons vous donner quelques conseils pour que vous n’oubliez aucun élément.
Les objectifs de l’événement
Dans un premier temps, il est important de définir les objectifs pour l’événement d’entreprise en question, de savoir ce que l’on veut faire et de quelle manière. A partir de ça, les premiers coûts en découleront, par exemple : le coût pour une réservation d’un amphithéâtre sera différent de celui d’un séminaire.
Les éléments importants du budget
Bien entendu, il y a quelques variations en fonction de l’événement choisi. Cependant, les éléments principaux d’un budget restent les mêmes :
- Les coûts de la restauration / d’un traiteur : les repas, les cafés, les pauses, les boissons
- Les coûts pour les animations si elles sont prévues au programme
- Les coûts pour le matériel : location d’une salle, les frais d’aménagement de la salle, les frais de régie, les frais pour tout le matériel audiovisuel (projecteurs, écrans, lumières…)
- S’il s’agit d’un événement ponctuel qui doit marquer les esprits, il faut penser à tous les frais de communication et marketing. Par exemple : la création d’une charte graphique, d’un logo fort et de toute la communication interne et externe. Pensez à créer un site internet éphémère pour faire la promotion de l’événement. Pour une valeur sure, préparez quelques goodies que vous distribuerez le jour J !
- Evidemment, vous trouverez les coûts de personnel : par exemple, les hôtesses d’accueil, les photographes, les intervenants, les techniciens… En bref, tout le staff qui organisera votre événement.
- Enfin, s’il s’agit d’un séminaire, il faudra prendre en compte toutes les dépenses liées à la logistique telles que les billets d’avion, de train etc.
Des frais d’assurance pourront se rajouter.
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