Les outils incontournables pour la digitalisation de vos événements

Les outils incontournables pour la digitalisation de vos événements

Aujourd’hui, le digital fait partie de notre quotidien dans de nombreux domaines y compris celui de l’événementiel. Peu importe le type d’événement, c’est un plus que ce dernier soit digitalisé pour prouver sa modernité.

Un site web pour faire connaître

La création d’un site web n’est pas une évidence pour tout le monde. En effet, avoir un site permet dans un premier temps de toucher une plus large cible et dans un second temps de donner tous les détails relatif à l’événement. Vous n’êtes pas obligé de créer un site à proprement dit, une page vitrine suffira. Cette page contiendra le programme de l’événement, les intervenants, le nom des conférences, les sponsors, les infos pratiques ainsi qu’une possible inscription en ligne.

Facebook et mon événement

En effet, il n’est pas inconnu que Facebook dispose de l’option « création d’événement », alors pourquoi ne pas l’utiliser ? C’est un moyen idéal pour faire connaître l’événement et vous aurez déjà un premier aperçu des personnes intéressées ou non. Tout comme le site internet, il faudra y présenter le contenu de l’événement, les intervenants ainsi que les informations pratiques (lieux, horaires transports…). C’est intéressant de créer un événement Facebook car la communication est simplifiée : à chaque imprévu de dernière minute, à chaque rappel, vous pourrez l’indiquer directement via l’événement Facebook et l’ensemble des intéressés seront au courant.

Les campagnes d’emailing

Et oui, vous n’y échapperez pas. L’emailing est totalement adapté pour faire connaître un événement à vos futurs invités. Les premiers mails doivent être envoyés au minimum 3 mois à l’avance pour que les personnes aient le temps de s’organiser. Dans ces mails, il devra y avoir le lien du site dédié afin que les participants puissent s’inscrire en ligne.

Pour toute personne n’ayant pas répondu à l’invitation, il est tout à fait possible de faire une relance quelques semaines après en leur rappelant l’événement ainsi que tous les avantages.

A J-1, tous les participants recevront un mail avec toutes les infos pratiques de l’événement.

Enfin, une fois l’événement passé, vous enverrez un ultime email de remerciements.

Le live de l’événement

S’il ne s’agit pas d’un événement confidentiel et privé, nous vous recommandons de faire des lives pour d’une part générer de la viralité et deusio de faire profiter ceux qui n’ont pas pu être présents ! En effet, le live permet de rendre votre événement totalement digital puisque des personnes externes peuvent interagir. Plus il y a de l’interaction, plus l’événement se fera connaître.

Les réseaux sociaux

Comme indiqué précédemment, créer un événement sur Facebook et faire un live sont de bons moyens de se faire connaître. Cependant, cela est loin d’être suffisant ! Les autres réseaux sociaux doivent également rentrer en jeu. Par exemple, Instagram semble être le réseau social le plus adéquat pour faire du teasing de l’événement à travers des photos/vidéos. Mais ce n’est pas tout, durant l’événement et après l’événement, il est tout à fait possible de poster du contenu digital.
Sur Twitter, vous pouvez relancer les Save The Date et créer un hashtag dédié à l’événement pour que les participants puissent interagir avec.

Les animations digitales

L’événementiel est un domaine qui permet de faire des choses incroyables. De nos jours, les animations digitales dédiées au monde de l’événementiel sont nombreuses.

Les animations connectées telles que la réalité augmentée sont très prisées. Les animations robotiques deviennent elles aussi très demandées car nouvelles. Les photobooth sont toujours aussi efficaces même s’ils s’utilisent de plus en plus régulièrement. Si vous avez un budget très élevé, les hologrammes sont également très à la mode mais le seul inconvénient est le coût de ces prestations.

Vous l’aurez compris, il existe aujourd’hui plusieurs méthodes pour rendre votre événement digital. Plus vous digitalisez vos événements, plus votre entreprise aura l’image d’une entreprise dernière génération qui s’adapte aux nouvelles technologies. Digitaliser un événement permet aussi de rendre celui-ci plus dynamique pour les participants qui peuvent interagir à tout moment.

En conclusion, rendre son événement digital permet d’augmenter la visibilité de l’entreprise et de faire interagir l’ensemble des participants.

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