Rien de plus agaçant que d’attendre les derniers participants qui ont plusieurs minutes de retard. Ils arrivent en plein milieu d’une réunion et gênent l’orateur en plein discours ainsi que les autres collaborateurs.
Lorqu’on est le maître de réunion, ce n’est pas toujours évident d’imposer la ponctualité aux participants. Mais cela n’est pas impossible, nous vous dévoilons nos meilleurs conseils pour que vos réunions ne soient plus troublées par les retardataires.
Rappeler les horaires plusieurs jours avant le jour J
Commençons par le commencement, il faut bien évidemment prévenir les participants de l’heure exacte à laquelle doit commencer la réunion. Ne soyez pas laxiste à ce sujet, l’heure c’est l’heure, pas une minute de retard. Pour que ça reste ancré dans les mémoires, n’hésitez pas à le rappeler plusieurs jours à l’avance par des mails ou des sms.
Ne pas commencez avec du retard
Ne copions pas nos chers amis… une réunion à 10h doit commencer à 10h pile sinon vous inculquez le mauvais exemple. Vous ne devez pas vous caler aux retardaires. Egalement par respect pour toutes les personnes à l’heure, il est indispensable de commencer à l’heure. Il n’y a rien de plus énervant pour une personne ponctuelle que d’attendre, et ça se comprend… Les retardataires auront raté les premières minutes mais ils pourront toujours les rattraper en demandant un brefing à la fin du meeting.
Remercier les participants arrivés à l’heure
Nous nous plaignons souvent quand les choses vont mal mais il faut aussi s’exprimer quand les choses vont bien. Un simple remerciement aux personnes arrivées à l’heure ne pourra que leur faire plaisir et les motiver davantage. Nous sommes entièrement d’accord que ce n’est pas un exploit d’arriver à l’heure, qu’il s’agit d’une marque de respect, mais malheureusement, tout le monde n’est pas toujours prêt à respecter cette règle de bonne conduite. C’est pourquoi, lorsque la majorité des participants arrivent à l’heure idéale, il faut savoir leur dire et les remercier.
Une punition pour les retardataires ?
Il serait logique de punir les retardataires comme un enfant qui a fait une bêtise, non ? En effet, comme il l’a été dit précédemment, cela perturbe le maitre de réunion ainsi que les autres participants. Donc pourquoi ne pas les pénaliser ?
En première sanction, l’orateur peut décider de ne pas laisser rentrer les personnes en retard et de les faire venir à la pause. Certains le prendront mal car c’est une procédure jugée trop scolaire mais ils le retiendront pour les prochaines fois.
Si les retards sont récurrents, le maitre de réunion pourra prendre ces personnes à part et faire une mise au point pour chacun des cas en les réprimandant. Méthode classique mais qui a ses effets positifs.
Autre sanction possible : la rédaction du compte-rendu de la réunion. Quel calvaire pour celui qui doit s’en occuper ! Cela signifie être concentré de A à Z, de prendre des notes durant la durée totale de la réunion, de mettre en forme le document… Bref, rare seront les volontaires pour s’en occuper donc autant que ça serve de punition aux retardataires. Vous verrez que leurs habitudes vont vite changer 😊
Un dernier châtiment pour la fin, plus soft mais tout autant efficace. Chaque retardataire qu’il soit, se verra ajouter un baton dessiné au feutre à côté de son nom sur un tableau blanc. Au bout de 3 bâtonnets, il devra offrir le petit déjeuner à l’ensemble de la société. Et oui ! Dès qu’il y a de l’argent en jeu et pour une société entière, ça peut aller loin…
Nous espérons qu’avec ces conseils, les retardataires de vos réunions seront moins nombreux et qu’ils apprendront de leurs erreurs.
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