Un compte rendu de réunion dans les règles de l’art
Vous êtes satisfait du déroulement de votre réunion. Vous avez réussi à capter l’attention de votre auditoire. Vous avez su vulgariser l’information à transmettre pour la rendre accessible à tous. Votre présentation était accrocheuse, convaincante, dynamique. L’aménagement de la salle était impeccable. Il ne vous reste plus maintenant qu’à consigner ce qui a été dit et décidé. Comment faire ? Découvrez dans cette rubrique quelques conseils pour rédiger un compte-rendu de réunion dans les règles de l’art.
Le compte-rendu de réunion : sa définition, ses objectifs
Le compte-rendu de réunion est un rapport complet qui permet de garder la trace écrite d’une rencontre professionnelle. Il est préparé selon des critères bien précis et fait état des échanges, des discussions et des décisions prises. Il sert d’aide-mémoire aux participants et de point de repère aux absents. Précieux document d’archive consultable à tout moment, son contenu doit faire preuve d’une rigoureuse authenticité.
Il est fortement recommandé de rédiger et de diffuser le compte-rendu de réunion sans délai – idéalement dans les deux ou trois jours suivant la rencontre – pour vous assurer que la teneur des échanges effectués et des idées émises soit encore bien fraîche dans la tête des membres de l’assemblée.
Les quatre parties du document
Si l’on s’accorde pour dire que la qualité informative d’un compte-rendu de réunion est essentielle, il en est de même pour sa forme. Pour faciliter sa lecture, le rapport doit être convenablement structuré. On y retrouve habituellement quatre sections distinctes.
En-tête – La première partie du compte-rendu de réunion est capitale. C’est elle qui incite le lecteur à poursuivre sa lecture ou pas. La date et le lieu de la rencontre, le ou les sujet(s) traité(s) ainsi que le nom des participants et leurs fonctions doivent apparaître dans cette première section.
Introduction – Les raisons qui vous ont incité à convoquer les participants à une rencontre font l’objet du paragraphe d’introduction. Clarté et concision sont encore une fois de mise pour capter et conserver l’attention du lecteur.
Développement – Il faut éviter dans cette partie de retranscrire l’intégralité des propos tenus lors de la rencontre. Un exercice de synthèse s’impose ici. Il consiste à mettre en relief les idées clés des échanges, celles pouvant être considérées comme une valeur ajoutée à la rencontre. Le simple copier-coller du contenu des discussions étant insipide, reformulez les interventions des participants dans vos mots, question de casser quelque peu la rigidité propre aux documents officiels. Veillez de plus à respecter l’ordre chronologique des faits et à définir les termes techniques pour les rendre plus accessibles. Assurez-vous en outre de rester neutre en évitant de partager vos opinions personnelles, aussi intéressantes soient-elles. Et pour une écriture plus vivante, utilisez le présent.
Conclusion – Concluez votre rapport en dressant la liste des décisions prises. L’heure de clôture de la réunion ainsi que la date, l’heure et l’endroit de la prochaine assemblée, si connus, doivent aussi figurer dans cette section.
Sachez enfin qu’il existe en ligne une multitude de modèles de compte-rendu de réunion pour soutenir votre travail de rédaction, jusqu’à ce que vous soyez complètement à l’aise dans l’exécution de cette tâche.
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