Bien aménager l’espace réunion pour optimiser l’efficacité des rencontres
La tenue de votre prochaine réunion avance à grands pas et vous êtes fier de constater que vous n’avez rien laissé au hasard. Mais avez-vous pensé à l’agencement de votre salle ? Voici quelques conseils pratiques pour vous guider.
Plus qu’un simple espace de rassemblement
L’espace réunion est l’un des lieux stratégiques d’une entreprise. Bien plus qu’un simple lieu de rassemblement, il est devenu un endroit destiné au travail collaboratif, à l’échange d’opinions, à la transmission d’informations, au partage d’idées, aux présentations formelles, à la prise de décisions.
C’est pourquoi cet espace doit être aménagé de manière réfléchie afin d’être aussi fonctionnel qu’esthétique et sa configuration doit être adaptée à l’usage que vous prévoyez en faire.
L’agencement des tables en fonction du type d’événement
L’agencement des tables dans une salle est un élément indispensable pour maximiser l’efficacité d’une réunion. Voici les cinq types d’agencement les plus courants, à choisir en fonction de l’objectif de la rencontre, du nombre de participants et de l’utilisation des équipements technologiques.
Les tables carrées ou rectangulaires – C’est la configuration la plus usuelle. Encourageant l’interaction, elle convient parfaitement aux séances de brainstorming réunissant moins de dix personnes.
Les tables rondes – Un peu moins formelles que les tables carrées ou rectangulaires, les tables rondes favorisent aussi le partage d’idées et d’opinions entre les différents participants.
Les tables disposées comme dans une salle de classe – C’est la disposition idéale pour les présentations, les ateliers, les formations et les travaux en binôme. Les participants peuvent prendre leurs notes, manuellement ou à l’aide de leur ordinateur, tout en ayant l’intervenant bien en vue.
Les tables disposées comme dans une salle de théâtre – Cette configuration consiste en l’alignement de plusieurs rangées de chaises faisant face à l’animateur. Elle est surtout utilisée lors des réunions qui ne nécessitent pas d’échanges ou très peu, comme les conférences ou les séminaires.
Les tables en U – Cet aménagement, où les participants (possibilité d’une trentaine) sont assis en face les uns des autres, constitue un excellent choix pour les événements requérant une présentation sur écran.
Les chaises : le confort avant tout
Quel que soit l’usage de votre salle de réunion, ne lésinez surtout pas sur le confort des sièges. Le niveau de concentration et conséquemment de participation est en partie proportionnel au niveau de confort de ces derniers. Parce qu’une rencontre professionnelle peut durer plusieurs heures, il est indispensable de choisir des chaises qui ne feront pas obstacle à la concentration des participants, sans non plus inciter à la détente outre mesure.
Être assis pendant plusieurs heures sur une chaise en bois risque de devenir rapidement insupportable. Mais s’installer dans un fauteuil douillet invite au délassement. Il suffit de trouver le juste milieu qui passe souvent par des chaises ergonomiques.
Veillez par ailleurs à ce que la salle de réunion soit convenablement aérée afin que tous les participants soient à l’aise et demeurent concentrés. Assurez-vous également de la présence et du bon fonctionnement des équipements spécifiques que vous prévoyez utiliser ainsi que de la mise à disposition d’une machine à café et d’une fontaine à eau.
